Thủ tục và đặt cọc
Hóa đơn hoặc biên nhận khi thuê xe đi công tác: các trang nói gì và nên hỏi cửa hàng điều gì
Khoảng 8 phút đọc
Bạn đi công tác, tự ứng tiền thuê xe máy, rồi kế toán hỏi chứng từ. Bài đối chiếu sáu trang về hóa đơn và chứng từ công tác phí: ba trả lời trên cổng Hỏi đáp của Bộ Tài chính, hai trang về Nghị định 254/2026/NĐ-CP và một trang về dự thảo thông tư mới. Không trang nào nhắc việc thuê xe máy, nên bài chỉ thuật lại điều mỗi trang viết về hóa đơn, biên nhận, phiếu thu, kèm ngày của trang. Với trường hợp của bạn, hãy hỏi quy chế công ty, kế toán hoặc cơ quan thuế; bài không phải tư vấn pháp lý hoặc thuế.
Khi nhân viên trả tiền trước: điều kiện Bộ Tài chính trích
Một câu hỏi ghi ngày 13/04/2026, về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, được trả lời bằng cách trích điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025: một điều kiện để khoản chi được trừ là có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 05 triệu đồng trở lên. Trang trích thêm khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC ngày 12/3/2026 cho trường hợp người lao động được giao mua hộ từ 05 triệu đồng trở lên và trả không dùng tiền mặt; hồ sơ gồm:
- hóa đơn, chứng từ theo quy định;
- quy chế hoặc quyết định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán;
- chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động;
- chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp khi trả lại khoản đó cho người lao động.
Người hỏi muốn biết trường hợp công ty trả tiền mặt cho nhân viên, nhưng phần trả lời chỉ đề nghị căn cứ quy định và thực tế của doanh nghiệp; bài không suy ra kết luận cho khoản ứng bằng tiền mặt.
Hóa đơn điện tử: tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
LuatVietnam (Kim Anh, đăng 09/07/2026) thuật lại mục 4 Phụ lục của Nghị định 254/2026/NĐ-CP: hóa đơn không có thông tin người mua, hoặc xuất cho người tiêu dùng, không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh dùng vào hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế. Cũng theo bài này, nghị định có hiệu lực từ 01/7/2026.
Cũng theo LuatVietnam, với người mua là cơ sở kinh doanh, tên, địa chỉ, mã số thuế trên hóa đơn ghi đúng giấy tờ đăng ký, như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo mã số thuế; nếu người tiêu dùng không cung cấp thông tin, hóa đơn ghi “Bán cho người tiêu dùng”, trừ một số trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ đặc thù mà hóa đơn không phải ghi tên, địa chỉ, số định danh của người mua; trang không liệt kê các trường hợp đó. Đây là lời thuật của một trang tin; bài chưa đọc văn bản gốc trên trang chính thức.
Cổng Chính phủ (20/07/2026) cho biết Cục Thuế ban hành Công văn số 4831/CT-CS ngày 15/7/2026 giới thiệu nghị định này và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Biên nhận, phiếu thu, hợp đồng thuê và hóa đơn: mỗi trang nhắc loại nào
| Loại giấy | Điều các trang nói | Điều trang không nói |
|---|---|---|
| Hóa đơn | Câu hỏi ngày 20/08/2025: Bộ Tài chính trích Thông tư 40/2017/TT-BTC; với chi phí đi lại tại nơi đến công tác, điều kiện thanh toán theo hóa đơn thực tế là có hóa đơn theo quy định của pháp luật | Hóa đơn của dịch vụ thuê xe cần ghi thêm gì |
| Giấy biên nhận của chủ phương tiện | Khoản 3 Điều 10 Thông tư 40/2017/TT-BTC (trang ghi là đã sửa đổi bởi Thông tư 12/2025/TT-BTC), do trang trích: hóa đơn, chứng từ mua vé hợp pháp, hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện, khi đi công tác bằng phương tiện giao thông | Chủ phương tiện là ai; có áp dụng cho xe thuê không |
| Phiếu thu | Câu hỏi ngày 12/05/2023 (dịch vụ ăn uống trả tiền mặt): doanh nghiệp có thể đề nghị bên cung cấp dịch vụ đưa một liên phiếu thu có đủ chữ ký, ngoài hóa đơn hợp lệ, để đối chiếu; trang dựa trên Thông tư 200/2014/TT-BTC | Phiếu thu có thay được hóa đơn không |
| Hợp đồng thuê phương tiện | Chỉ có trong dự thảo thông tư (22/07/2026): bổ sung làm căn cứ và chứng từ | Dự thảo chưa phải văn bản đã ban hành |
Người hỏi năm 2025 kể đã chuyển khoản cho tài xế taxi và có biên lai thu cước in từ máy tính tiền, nhưng khoản này không được thanh toán vì không có hóa đơn. Bộ Tài chính nêu điều kiện là có hóa đơn và đề nghị đối chiếu Thông tư 39/2014/TT-BTC; trang không nói biên lai đó có đủ không.
Cổng Chính phủ (22/07/2026) cho biết Bộ Tài chính lấy ý kiến dự thảo thông tư thay thế Thông tư 40/2017/TT-BTC và Thông tư 12/2025/TT-BTC. Trang ghi phạm vi của dự thảo kế thừa Thông tư 40/2017/TT-BTC (có sửa một số nội dung) và gồm: cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội và các tổ chức xã hội dùng kinh phí ngân sách nhà nước hỗ trợ, nên bài không coi thông tư này là quy tắc cho mọi công ty.
Dự thảo bổ sung hợp đồng thuê phương tiện làm căn cứ xác định mức thanh toán chi phí đi lại; với địa bàn khó khăn mà phương tiện không có vé, hóa đơn, chứng từ hợp pháp, dự thảo cho thanh toán theo chi phí thực tế, căn cứ giấy biên nhận của chủ phương tiện hoặc bảng kê có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân phố.
Những điều không nên làm
- Trả tiền rồi mới nghĩ đến thông tin công ty: theo LuatVietnam, hóa đơn bỏ trống phần người mua thì không được dùng để hạch toán chi phí hay quyết toán thuế. Gợi ý chung của bài: chuẩn bị sẵn tên công ty, mã số thuế và địa chỉ khớp giấy đăng ký trước khi chứng từ được lập.
- Chỉ giữ ảnh chuyển khoản: trang Hỏi đáp ngày 13/04/2026 tách “hóa đơn, chứng từ” và bằng chứng người lao động đã trả không dùng tiền mặt thành hai mục, nên bài gợi ý đừng coi mục này thay được mục kia; danh sách đó chỉ dành cho khoản mua hộ có giá trị từ 05 triệu đồng, và trang không nhắc việc thuê xe.
- Tự suy ra biên nhận hoặc phiếu thu thay được hóa đơn: Thông tư 40/2017/TT-BTC có nêu giấy biên nhận của chủ phương tiện, nhưng theo trang dự thảo đã dẫn ở trên, phạm vi ấy chỉ gồm nhóm cơ quan và tổ chức đã kể; trang Hỏi đáp ngày 12/05/2023 nói doanh nghiệp có thể đề nghị thêm phiếu thu ngoài hóa đơn hợp lệ, và không nói phiếu thu thay được hóa đơn.
Nếu cửa hàng chỉ đưa biên nhận hoặc phiếu thu thì làm gì
Bạn có thể hỏi kế toán công ty giấy đó có được nhận cho khoản này không, rồi hỏi cửa hàng có chứng từ khác không và khi nào có. Hãy ghi lại ngày, người trả lời và nội dung; bài không đánh giá đúng sai thay kế toán hoặc cơ quan thuế.
Về các bước thuê xe, có trang Thủ tục thuê xe máy ở Hà Nội: các bước và điều cần hỏi. Nếu chuyến công tác chỉ một ngày, có bài Đi công tác Hà Nội một ngày: thuê xe tranh thủ ghé một điểm giữa hai cuộc họp. Nếu cần dự trù chi phí cho chuyến đi, có bài Dự trù khoản dự phòng khi thuê xe: những chi phí nhỏ dễ phát sinh giữa chuyến đi.
Những điều các trang chưa nói
- Không trang nào nhắc xe máy hay dịch vụ thuê xe máy (trang dự thảo chỉ nhắc chung “hợp đồng thuê phương tiện”), nên không trang nào nói cửa hàng cho thuê xe thuộc nhóm phải dùng hóa đơn điện tử hoặc nhóm không phải dùng ở Điều 7 của nghị định.
- Không trang nào nhắc biên nhận và phiếu thu cùng lúc, và không trang nào nói phiếu thu có thay được hóa đơn không; bảng trên do bài ghép từ các trang riêng.
- Phần trả lời của trang Hỏi đáp ngày 13/04/2026 không nêu hồ sơ cho khoản dưới 05 triệu đồng.
- Trang năm 2025 trả lời một người làm ở doanh nghiệp Nhà nước bằng Thông tư 40/2017/TT-BTC và không nói thông tư áp dụng cho loại công ty nào; trang cũng ghi Thông tư 39/2014/TT-BTC “ngày 31/3/2024”, khác năm 2014 trong số hiệu, bài không tự sửa.
- Bài chưa kiểm tra tình trạng hiệu lực của Thông tư 39/2014/TT-BTC, 40/2017/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC trên trang văn bản chính thức; các trang cũng không cho biết dự thảo đã được ban hành chưa sau ngày 22/07/2026.
Nguồn đã đối chiếu
- Bộ Tài chính, Hỏi đáp CSTC, câu hỏi ngày 13/04/2026 (khoản chi người lao động trả hộ): portal.mof.gov.vn: chi trả hộ
- Hỏi đáp CSTC của Bộ Tài chính, câu hỏi đề ngày 20/08/2025 (chứng từ taxi khi công tác): portal.mof.gov.vn: taxi công tác
- Trang Hỏi đáp CSTC (Bộ Tài chính), câu hỏi ghi ngày 12/05/2023 (phiếu thu và hóa đơn): portal.mof.gov.vn: phiếu thu
- LuatVietnam, Kim Anh, 09/07/2026 (thông tin người mua trên hóa đơn): luatvietnam.vn: hóa đơn người mua
- Cổng thông tin điện tử Chính phủ, 20/07/2026 (điểm mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP): chinhphu.vn: Nghị định 254
- Cổng thông tin điện tử Chính phủ, 22/07/2026 (dự thảo thông tư về công tác phí): chinhphu.vn: dự thảo công tác phí
Hỏi cửa hàng về chứng từ khi thanh toán công tác phí
- Nên hỏi cửa hàng có thể đưa loại chứng từ nào cho khoản thuê xe (hóa đơn điện tử, biên nhận hoặc phiếu thu), có ghi được tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty không, và khi nào bạn nhận được.
- Nên hỏi cửa hàng nhận chứng từ bằng giấy hoặc bản điện tử gửi qua kênh nào, và nếu thông tin công ty ghi sai thì liên hệ ai để chỉnh.
Số điện thoại của cửa hàng: 0334 699 969.